Richtig und sinnvoll mit Informationen umzugehen, ist nicht leicht. Gemeinhin herrscht in vielen Firmen der Glaube, dass mehr Daten auch mehr Informationsgehalt bedeute. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Wer seine Unternehmensinformationen richtig nutzen möchte, muss sie so einfach wie möglich darstellen. Eine gute Möglichkeit dafür sind Dashboards. Wie man sie richtig gestaltet und was dabei zu beachten ist, beschreibt dieser Beitrag.
Hinter einem Dashboard steht normalerweise ein Business-Intelligence-System. Es fasst die Daten, die dargestellt werden sollen, zusammen und stellt sie für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Außerdem verteilen BI-Systeme die Daten auf eine möglichst effektive und effiziente Weise. Die Anforderungen an die Aufbereitung und Darstellung der Informationen können sehr unterschiedlich sein und hängen meistens von den jeweiligen Adressaten ab: Die Geschäftsführung oder der Vorstand brauchen Informationen anders aufbereitet als Mitarbeiter aus der Fachabteilung. Die Anforderungen an die Datenaufbereitung betreffen daher die Flexibilität oder Interaktivität der Daten, ihren Detaillierungsgrad sowie ihre Visualisierung oder Mobilität.
Dashboards bieten einen zentralen Blick auf wichtige Informationen
Dashboards stellen eine Möglichkeit dar, Unternehmensinformationen aufzubereiten und Daten zu visualisieren. Auch komplexe Informationen lassen sich in Dashboards komprimiert darstellen. Sie führen Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammen und visualisieren sie durch grafische Mittel. Dashboards sollten intuitiv bedienbar sein, um den Konsum der Informationen einfach zu gestalten. Im Normalfall erstellt man Dashboards nur für Mitglieder der Geschäftsführung, um ihnen dabei zu helfen, sich auf die wirklich wichtigen Themen zu konzentrieren und richtungsweisende Entscheidungen schneller zu treffen.
Achtung: falscher Diagrammtyp
Ein wesentlicher Bestandteil von Dashboards sind Diagramme. Diagramme sind sehr nützliche Werkzeuge, um Daten zu visualisieren, werden aber häufig falsch verwendet. Dadurch können sie Fehlinterpretationen fördern. Der jeweilige Diagrammtyp kann große Auswirkungen auf die Aussagekraft der dargestellten Informationen haben – so liest man einen nach links zeigenden Diagrammbalken anderes als einen, der nach rechts zeigt. Neben dem richtigen Diagrammtyp gibt es noch weitere Dinge, die man bei der Erstellung eines Dashboards beachten sollte. Sie sind im Folgenden in fünf Regeln zusammengefasst. Das in den Beispielen verwendete BI-System ist Pentaho, die eingesetzte Technik zur Erstellung des Dashboard basiert auf Ctools, einer Sammlung von Open Source-basierten Werkzeugen für die Aufbereitung von Daten.
Regel 1: Diagramme sind der Hauptbestandteil des Dashboards
„In 2013 war unser Umsatz 4987739 Euro, im Vorjahr verzeichneten wir 3677384 Euro“. Nur ein Rechenkünstler kann hier auf Anhieb erkennen, wie stark der Umsatz gestiegen ist – die zentrale Aussage des Satzes. Derartige Formulierungen gehören daher nicht in ein Dashboard. Den Inhalt eines Dashboards sollte man auf einen Blick verstehen. Komplizierte Tabellen und lange Texte verwirren den Leser und sollten daher in Diagrammen visualisiert werden. Diagramme zeigen den Inhalt wesentlich schneller und effizienter an, weil der Betrachter rasch die wichtigen Informationen erfassen kann.
Daneben helfen sie, Platz im Dashboard zu sparen. Vorsicht aber bei der Auswahl des Diagrammtyps: wenn ein Diagramm zu viel Platz braucht, um seine Daten zu visualisieren, besser ein anderes wählen.
Regel 1: Diagramme sind der Hauptbestandteil des Dashboards | © Pentaho
Regel 2: Ein Dashboard besitzt eine hohe Informationsdichte
Um ausreichend Platz für die wichtigsten Daten zu haben, soll ein Dashboard immer den gesamten Bildschirm ausfüllen. Auf Bilder (z.B. Hintergrundgrafiken oder Fotos) sollte man ganz verzichten, weil sie nur vom Wesentlichen ablenken. Sobald alle wichtigen Daten im Dashboard platziert sind, ist es besser, keine weiteren Informationen dazu zu fügen, auch wenn noch Platz frei ist. Kuchendiagramme („Pie charts“) sind zu vermeiden, weil sie entgegen der allgemeinen Meinung nicht besser lesbar sind als Balkendiagramme, aber fast doppelt so viel Platz brauchen.
Regel 2: Sorgen Sie für eine hohe Informationsdichte im Dashboard | © Pentaho
Regel 3: Einfache Darstellung von Inhalten
3D-Diagramme sehen zwar beeindruckend aus, sind aber schlecht zu lesen. Man sollte daher auf ihren Einsatz verzichten, um seine Daten in einer einfach lesbaren Form darzustellen. Bei einem Dashboard geht es darum, Inhalte verständlich darzustellen, und nicht, den ersten Preis für die ausgefallenste Datenvisualisierung zu gewinnen. Wenn sie keine Aussage besitzen, sollte man daher generell auf Gestaltungselemente verzichten: Animationen gehören genauso wenig in ein Dashboard wie viele bunte Farben. Auch, wenn es langweilig klingt, sind Graphen am besten lesbar, wenn sie in unterschiedlichen Grautönen dargestellt werden. Vermeiden Sie helle Farben, sie heben Daten nur unnötig hervor und verfälschen das Interpretationsergebnis. Setzen Sie Signalfarben sparsam ein und nur dann, wenn der Inhalt explizit hervorgehoben werden soll.
Verschiedene Arten von Datenvisualisierungen werden unterschiedlich gelesen. Man weiß inzwischen, dass die Anordnung und Darstellung der Daten großen Einfluss darauf hat, wie sie interpretiert werden. Außerdem gibt es bestimmte Verhaltensmuster beim Lesen von Diagrammen: Zeiteinheiten werden normalerweise von links nach rechts erfasst. Deshalb sollte man die zeitliche Entwicklung (Tage, Monate, Jahre) immer auf der X-Achse ansiedeln. Strukturen wie beispielsweise Produkte gehören dagegen auf die Y-Achse.
Regel 3: Inhalte einfach darstellen | © Pentaho
Regel 4: Vergleichsdaten erheben und darstellen
Diagramme sind dazu da, Vergleiche zu zeigen. So logisch das klingt, so schwierig scheint manchmal die Umsetzung. Diagramme, die viele Vergleiche enthalten, sind verständlicher und aussagekräftiger als welche, die wenige Vergleiche darstellen. Ein Diagramm, für dessen Verständnis erst der dahinterliegende Bericht konsultiert werden muss, ist fehlkonzipiert. Man sollte daher mindestens drei der folgenden (exemplarischen) Werte verwenden:
- Zielwerte,
- Vorjahreswerte,
- Zeitserien (die letzten Wochen, Monate oder Jahre),
- Werte von Konkurrenten etc.
Bei Balkendiagrammen sollten die Balken immer sortiert sein, weil sie leichter zu lesen sind.
Regel 4: Vergleichsdaten erheben und darstellen | © Pentaho
Regel 5: Ein Dashboard besitzt ein einheitliches Design
Dashboards sollten ein einheitliches Aussehen besitzen. Dazu gehört, alle Elemente möglichst standardisiert darzustellen. Verwenden Sie beispielsweise das gleiche Symbol für alle Zielwerte. Gleiches betrifft die Farbwahl. Vor der Erstellung eines Dashboards sollte man über ein Farb- und Schriftenkonzept verfügen. Dadurch bekommt es ein aufgeräumtes und ruhiges Aussehen. Betrachter reagieren verwirrt darauf, wenn gleiche Inhalte mit verschiedenen Diagrammen dargestellt werden. Sie sollten daher darauf verzichten.
Auch bei der Wahl der Dimensionen eines Diagramms ist Zurückhaltung geboten. Empfehlenswert ist es, in einem Diagramm maximal sechs Dimensionen zu verwenden, z.B. Zeit, Kategorisierung (gut, mittel, schlecht), Ist-Wert, Zielwert, Produkt.
Regel 5: Einheitliches Dashboard-Design | © Pentaho
Dashboards haben den Zweck, Daten komprimiert und in einer ansprechenden Form aufzubereiten, sodass sie bei der Entscheidungsfindung helfen. Hält man sich an die beschriebenen fünf Regeln, ist das nicht weiter schwierig. Ein Beispiel für ein gelungenes Dashboard ist hier dargestellt:
Übersichtlich, klar strukturiert und farblich zurückhaltend: So sieht ein gutes Dashboard aus | © Pentaho
[selectivetweet float=“left“]#Daten darstellen und lesen: 5 Regeln für die Erstellung von #Dashboards.[/selectivetweet]
Hier gibt es die 5 Dashboards-Tipps als PDF zum Herunterladen.